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[한국인권신문=김태균 경영지도사] 지금까지 2회에 걸쳐서 기안문의 두문 및 본문에 대해서 설명했다. 오늘은 마지막으로 기안문의 결문에 대해서 설명하도록 하겠다. 결문에서는 발신명의와 결재·전결·대결의 개념을 이해하는 것이 가장 중요하다. 전자결재시스템은 회사별로 사용하는 프로그램이 다르지만, 발신명의와 결재·전결·대결에 대한 개념은 동일하다. 그래서 신규직원은 이 개념을 명확하게 이해하여 결재라인을 설정하는 데 있어서 실수를 최소화해야 한다.
결문에는 앞에서 설명했던 것과 같이 발신명의를 비롯한 결재라인 설정, 접수 및 생산번호, 주소 및 연락처, 공개여부 등으로 구성되어 있다. 최근에는 대부분 회사에서 전자결재시스템을 운영하기 때문에 기안문이 작성되면 접수와 연락처 등은 자동 생성됨으로 여기서는 설명을 생략하도록 하겠다.
기안문은 편지라고 생각하면 된다. 받는 사람과 보내는 사람이 있기 때문에 상호간의 명칭이 정확해야 하고 최대한의 예의를 갖춰야 한다. 그리고 격(格)이 맞아야 한다. 보내는 사람은 부서장인데 받는 사람이 기관장이 되면 격이 맞지 않아, 상대기관에 실례(失禮)가 된다. 그래서 “누가 받고, 누가 결재하느냐”에 따라 발신명의는 달라진다.
기안문이 외부발송용일 경우에는 기관장 명으로 보내는 것이 보통이다. 수신자가 기관장이고 괄호에 업무담당자를 표시하기 때문에 외부발송용의 발신명의는 기관장으로 하면 실수가 없을 것이다. 다만, 내부발송용일 경우에는 기관장 또는 부서장으로 표시할 수 있다. 이는 그 쓰임에 따라 달라지는데 일반적으로 기관장으로 발송하는 경우는 기관장의 지시사항이나, 업무를 반드시 이행하기 위해 라인부서나 스텝부서에 보낼 때 주로 사용한다. 그리고 업무협조가 필요할 경우에는 동급의 부서장 명으로 상대부서에 발송한다. 발신명의를 어떻게 표시하느냐는 업무를 추진하는 데 있어 중요하기 때문에 개념을 정확히 이해하여 실수가 없도록 해야 한다. 격이 맞지 않은 기안문을 발송해서 업무추진에 차질을 빚는 일이 없어야 한다.
이상으로 발신명의에 대한 설명을 마무리하고 결재라인에 대해서 설명하도록 하겠다.
결재라인은 기안자와 검토, 협조, 최종 결재권자를 설정하는 것을 말한다. 각 회사의 직급체계 또는 부서단위의 형태에 따라 결재라인은 달라지는데 일반적으로 사원-주임-대리-과장-차장-부장-임원의 순으로 결재된다. 업무의 특성에 따라 부서원이 바로 부서장에게 결재를 받을 수도 있다. (부서 단위가 팀(team)제인 경우에는 팀원이 기안자가 되면 팀장이 검토자 또는 전결권자가 된다.)
즉, 사원이 기안자가 되면 결재권자에게 결재를 받기 전의 직급자들은 검토자가 된다. 그리고 기안문이 타 부서의 협조가 필요할 경우에는 해당부서의 직급자가 검토한 후에 타 부서의 동급 직급자의 협조를 받으면 된다.
* 검토는 해당부서의 수직적 합의를 의미하며, 협조는 타 부서와의 수평적 합의를 의미한다.
〈작성예〉
지금부터 결문에서 가장 중요한 결재의 개념에 대해서 설명하도록 하겠다.
결재는 해당 업무에 대해서 의사결정을 할 수 있는 자가 그 의사를 결정하는 행위를 말한다. 기관장(회사 대표이사) 또는 결재권을 위임받은 자가 회사의 의사를 결정하기 위한 과정에서 라인부서 및 스텝부서의 서명을 받은 검토와 협조는 결재의 개념에 해당되지 않는다.(결재는 결재권자 또는 위임받은 자만이 할 수 있는 행위로 검토나 협조자의 서명으로 문서가 효력을 발생하는 것은 아니다.)
결재에서 나오는 개념 중에서 전결과 대결이 있다. 전결은 업무의 내용에 따라 결재권자의 권한을 위임받아 행사하는 것으로 일반적으로 회사의 내부규정에 따라 그 범위와 전결권자가 결정된다. 대결은 결재권자가 휴가, 출장, 그 밖의 사유로 결재할 수 없을 경우에 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재를 말한다.
전결은 내부규정에 따른 상시적인 업무행위지만, 대결은 특수상황에 발생하는 일시적인 업무행위라고 생각하면 쉽게 이해가 될 것이다.
〈작성예〉 - 결재의 일반적 사례 결재권자가 결재하는 경우에는 대표자의 직위를 직위란에 표시하고 결재란에 서명하며 서명날짜를 함께 표시한다.
- 전결의 일반적 사례 전결하는 사람의 서명란에 ‘전결’ 표시를 한 후 서명하고 결재권자는 별도로 표시하지 않는다.
- 대결의 일반적 사례 위임전결 사항이 아닌 사항을 대결하는 경우에는 대결하는 사람의 서명란에 ‘대결’ 표시를 하고 서명하며, 결재권자는 별도로 표시하지 않는다.
- 전결과 대결이 같이 사용되는 사례 위임전결 사항을 대결하는 경우에는 전결권자의 서명란에는 ‘전결’을 표시하고, 대결하는 사람의 서명란에는 ‘대결’이라고 표시하고 서명한다. (교육국장 전결사항을 직무대리자인 과장이 대결하는 경우)
결재권자가 아닌 전결권자 또는 대결권자가 결재하는 경우 외부발송용 기안문의 발신명의는 회사의 대표이사 또는 기관장이라는 것을 잊으면 아니된다.
〈작성예〉 부교육감이 전결권자일 경우에도 발신명의는 해당기관의 장인 교육감이 된다.
이상으로 3회에 걸쳐서 간단하게 기안문 작성법에 대해서 설명했다. 기안문을 잘 쓰는 방법은 많이 보고 많이 쓰는 것이다. 표준이 될 수 있는 기안문을 많이 보고, 업무의 유형에 따라 기안문을 직접 작성해 본다면 기안문 작성에 대한 두려움을 극복하고 회사에서 인정하는 최고의 기안문 작성자가 될 것이다.
다음부터는 본격적으로 단계적으로 인사실무에 대해서 설명하도록 하겠다.
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