[인사실무(2)] 기안문 작성 1

한국인권신문 | 입력 : 2016/03/24 [23:35]

 

[한국인권신문=김태균 경영지도사] 기업이나 공공기관 등 일반적인 직장에서는 정형화된 업무절차가 있는데, 계획(Plan) · 실행(Do) · 평가(See)의 3단계를 걸쳐 업무를 시작하고 끝을 맺는다. 그리고 환류(還流)를 통해 새로운 계획을 수립해 업무를 다시 시작하게 된다. 인사업무도 이와 동일한 절차에 의해 업무가 이루어진다.

    

그러나 인사업무를 시작하기 위해서는 업무절차도 중요하지만 내가 알고 있는 지식과 생각을 정확하게 표현하는 것이 가장 중요하다. 구두(口頭)로 업무를 처리하는 것은 일시적인 업무를 처리하는 데는 효과가 있을 수 있으나, 업무의 지속성이 없으며 전달과정에서 오류나 오해 등이 발생할 수 있다. 그래서 직장에서는 글로 표현해서 상대방과 의사소통을 하고 내 의견을 표현하게 된다.

    

일반적으로 직장에서 글로 표현하는 방법은 보고서를 작성하는 것이다. 보고서는 보고해야 할 대상이 있는 문서로, 기업의 규모나 형태, 공공기관 여부에 따라 형식에는 많은 차이가 있다. 보고서의 필요성이나 작성방법에 대해서는 차후 설명하도록 하고, 이 글에서는 보고서를 외부로 발송하거나 내부결재를 통해서 보고서가 실질적 효력을 발생하게 하는 기안문에 대해서 설명하고자 한다.

    

기안문은 최종 결재권자에게 의사결정을 하도록 요청하는 문서로 내부결재와 대외발송문서로 사용한다. 기안문에는 문서의 생성과 결재과정 등 문서에 관한 모든 정보가 기록되어 있다. 그리고 외부로 문서를 발송할 때도 기안문을 사용한다. 즉 업무를 시작하는 첫 단계가 기안문 작성인 것이다. 직장에서 첫 업무를 시작하는 신규 직원들은 기안문 작성법부터 익히고 배워야 업무를 수행하는 데 도움이 된다. 그래서 인사실무에 들어가기 전에 기안문 작성에 대한 기초를 익히는 것이 중요하다.

    

기안문은 공무원에게 적용하는 ‘행정업무의 효율적 운영에 관한 규정’에서 작성형식이나 규격, 작성방법 등을 상세하게 규정하고 있다. 이 규정은 공무원들에게만 적용되나, 기안문 작성의 표준을 제시하고 있어 대부분의 직장에서 이를 준용해 나름의 형식으로 변형하여 사용하고 있다. 표준적인 기안문 작성법을 익히면 직장별로 상이한 기안문을 작성하는 데 많은 도움을 받을 것이다.

    

기안문은 일반기안문과 간이기안문으로 구분하는데 사용목적에 따라 그 쓰임이 다르다. 일반기안문은 내부결재나 외부로 발송할 때 주로 사용하고, 간이기안문은 내부결재용으로만 사용한다.

    

기안문은 두문과 본문, 결문으로 구성되어 있다. 두문은 기안문의 시작부문으로 ①기관명, ②수신, ③경유가 있다. 본문은 기안문의 제목과 내용을 작성하는 부문으로 ①제목, ②내용, ③붙임이 있다. 결문은 기안문의 정보가 종합되어 있는 부문으로 ①발신명의, ②기안자·검토자·협조자·의사결정권자의 직위(직급)와 서명, ③시행 및 시행일자, ④접수 및 접수일자, ⑤연락처 등 ⑥공개여부 등이 있다.

 

* 기안문 표준 양식은 붙임을 참고하시면 좋을 듯합니다.

    

오늘은 기안문의 구성에 대해서 간략하게 설명했다. 다음부터는 기안문 작성법의 세부적인 사항을 설명하고 인사실무에 들어가도록 하겠다.

 

    

<기안문 표준 양식〉

 

 

  • 도배방지 이미지

  • 인사쟁이 2016/03/25 [15:59] 수정 | 삭제
  • 입사초기때 막막했던 기억이 납니다~ 좋은정보 꾸준히 연재해 주세요^^
광고
광고
광고
광고
이동
메인사진
포토뉴스
전정희가 만난 사람 ‘라오스의 숨은 보석, 씨엥쿠앙’
이전
1/15
다음